○長瀞町特定個人情報の適正な取扱いに関する規程
平成29年3月16日
訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第2条)
第2章 管理体制(第3条―第10条)
第3章 特定個人情報等の取扱い(第11条―第22条)
第4章 情報システムにおける安全の確保等(第23条―第34条)
第5章 サーバ室等の安全管理(第35条―第36条)
第6章 業務の委託等(第37条)
第7章 安全確保上の問題への対応(第38条―第39条)
第8章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第9章 その他(第43条―第45条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、長瀞町個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年長瀞町条例第17号。以下「番号利用条例」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び長瀞町個人情報保護法施行条例(令和4年長瀞町条例第19号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)の規定に基づき、長瀞町(以下「本町」という。)の保有する特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を定めることにより、当該特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)を防止し、適正な管理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語の意義は、番号法第2条、個人情報保護法第2条及び本町情報セキュリティポリシー(平成15年町長決裁。以下「情報セキュリティポリシー」という。)で使われる用語の例による。
第2章 管理体制
(最高安全管理統括責任者)
第3条 本町が取り扱う個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の総合的な安全管理措置を講ずるため、最高安全管理統括責任者(以下「最高責任者」という。)を1人置くこととし、副町長をもって充てる。
2 最高責任者は、特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
3 最高責任者は、特定個人情報等の安全管理に係る対策を推進するため、議会、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会及び固定資産評価審査委員会と連絡調整を図る任に当たる。
4 最高責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を招集する任に当たる。
(安全管理統括責任者)
第4条 最高責任者を補佐するため、安全管理統括責任者(以下「統括責任者」という。)を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。
2 統括責任者は、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 特定個人情報等の安全管理に関する教育研修(特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関するものを除く。)の企画及び実施に関すること。
(2) 特定個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3) 特定個人情報等の安全管理措置についての指示、指導及び助言に関すること。
(4) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の最高責任者への報告連絡体制の整備に関すること。
(5) 特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から最高責任者等への報告連絡体制の整備に関すること。
(6) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制の整備に関すること。
(7) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化に関すること。
(8) その他特定個人情報等の安全管理措置に関すること。
(情報システム管理者)
第5条 全庁のネットワーク及び全庁共通の情報システムの運用、管理に対する役割並びにそれを遂行する責任を有する情報システム管理者を1人置くこととし、企画財政課長をもって充てる。
2 情報システム管理者は、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 全庁共通の情報システムの企画、開発、導入及び運用に関すること。
(2) 情報セキュリティに係る情報の収集及びその活用に関すること。
(3) ネットワークの運用及び管理に関すること。
(4) ネットワークの企画、開発、導入及び運用において要求される情報セキュリティの維持及び管理に関すること。
(5) 特定個人情報等を取り扱う情報システムに関する教育研修の企画及び実施に関すること。
(特定個人情報管理者)
第6条 特定個人情報等を取り扱う事務(以下「特定個人情報等取扱事務」という。)を所掌する課等に、特定個人情報管理者(以下「情報管理者」という。)を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
2 情報管理者は、所管する課等における特定個人情報等の適切な管理を確保する任に当たるとともに、特定個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、情報システム管理者と連携して、その任に当たる。
3 情報管理者は、当該情報管理者が所管する職員がこの規程を遵守するよう必要な措置を講ずるものとする。
4 情報管理者は、最高責任者及び統括責任者から特定個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合は、これに従わなければならない。
5 特定個人情報等を取り扱う情報システムの運用及び管理の任に当たる。
6 特定個人情報等を取り扱う情報システムの企画、開発、導入及び運用において要求される情報セキュリティの維持及び管理の任に当たる。
(事務取扱担当者)
第7条 情報管理者は、特定個人情報等取扱事務に従事する者(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
2 情報管理者は、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
3 事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法及びその他の関連法令並びに番号利用条例、個人情報保護法施行条例及びこの規程並びに最高責任者、統括責任者及び情報管理者の指示に従い、特定個人情報等を適正に取り扱わなければならない。
4 情報管理者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(監査責任者)
第8条 特定個人情報等の管理の状況について監査をさせるために、監査責任者を1人置くこととし、総務課長をもって充てる。
(職員の責務)
第9条 職員は、番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高責任者、統括責任者、情報システム管理者及び情報管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
(教育研修)
第10条 統括責任者は、職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 統括責任者は、情報管理者に対し、各課等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修(次項に定める研修を除く。)を行う。
3 情報システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
4 情報管理者は、当該課等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、統括責任者又は情報システム管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第3章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第11条 情報管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、情報管理者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤りを発見した場合には、情報管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第14条 事務取扱担当者は、情報管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠等を行わなければならない。
(廃棄等)
第15条 情報管理者は、特定個人情報等が記録されている媒体について、関係法令等により定められた保存期間を経過した場合には、統括責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 外部事業者に削除又は廃棄を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄を行ったことについて、証明書等により確認するものとする。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 情報管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管、提供及び廃棄等の取扱状況について記録し、定期又は随時に確認するとともに、記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第17条 個人番号の利用は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第18条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第19条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第20条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(特定個人情報等の提供)
第21条 情報管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(取扱区域)
第22条 情報管理者は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報取扱事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第23条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等(情報システムにおいて取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第24条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるとともに、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第25条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第26条 情報システム管理者及び情報管理者は、情報システムの管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第27条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第28条 情報システム管理者及び情報管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(暗号化)
第29条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(バックアップ)
第30条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等のバックアップの作成等、必要に応じて分散保管するための必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第31条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末の盗難防止等)
第32条 情報システム管理者及び情報管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、情報システム管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第34条 情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
第5章 サーバ室等の安全管理
(入退管理)
第35条 情報システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室及びその他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。
2 情報システム管理者は、サーバ室等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定する等必要な措置を講じなければならない。
(サーバ室等の管理)
第36条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第6章 業務の委託等
(業務の委託等)
第37条 情報管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。
2 情報管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合、契約書に次に掲げる事項を明記する。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(3) 特定個人情報等の目的外利用の禁止
(4) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(5) 情報漏えい等の事案の発生時における委託先の対応に関する事項
(6) 契約終了時における特定個人情報等が記録された媒体の返却及び廃棄に関する事項
(7) 特定個人情報等を取り扱う従業者に対する監督・教育
(8) 契約内容の遵守状況の報告義務及び調査に関する事項
(9) 特定個人情報等の複製等の制限に関する事項
(10) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 情報管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、本町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 特定個人情報等の取扱いに係る業務の委託を受けた者が再委託をする際には、再委託先において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第7章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 職員は、情報漏えい等の事案の発生若しくは兆候を把握した場合又は職員がこの規程等に違反している事実若しくは兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案が発生したことを認識した場合は、速やかに当該特定個人情報等を管理する情報管理者に報告しなければならない。
2 情報管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセス及び不正プログラムの感染が疑われる端末等について、被害拡大防止のために直ちに行い得る措置がある場合は、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 情報管理者は、情報漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合には、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、最高責任者及び統括責任者に報告しなければならない。ただし、重大と認める事案が発生した場合には、直ちに最高責任者及び統括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 前項の場合において、情報システム及びネットワークに係る情報漏えい等の安全確保上で問題となる事案が発生した場合は、情報管理者は、最高責任者、統括責任者及び情報システム管理者に報告しなければならない。
(1) 情報提供ネットワークシステム又は特定個人情報等を取り扱う情報システムで使用するネットワークから外部に情報漏えい等があったとき(不正アクセス又は不正プログラムによるものを含む)。
(2) 事案における特定個人情報等に係る本人の数が100人を超えるとき。
(3) 不特定多数の者が閲覧できる状態になったとき。
(4) 職員が不正の目的で利用し、又は提供したとき。
(5) その他重大事案と判断されるとき。
(公表等)
第39条 最高責任者は、特定個人情報等の漏えい等、安全確保の上で重大な問題となる事案が発生した場合には、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
第8章 監査及び点検の実施
(監査)
第40条 監査責任者は、特定個人情報等の取扱状況について、定期又は随時に監査を実施し、その結果を最高責任者に報告するものとする。
(点検)
第41条 情報管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を実施し、必要があると認めるときは、その結果を統括責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第42条 最高責任者、統括責任者、情報システム管理者及び情報管理者は、特定個人情報等の適切な管理のための措置について、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第9章 その他
(他の規程等との調整)
第43条 情報システムに係る情報セキュリティ対策については、この規程に定めるもののほか、情報セキュリティポリシーの規定を適用する。
(法令違反等に対する厳正な対処)
第44条 関係する法令、条例、この規程等の規定に違反した職員、当該職員の違反行為を隠ぺい又は黙認した職員及び違反行為を行った職員を指導監督する地位にある職員については、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第29条の規定に基づく懲戒処分の対象とするとともに、違反行為の悪質性に応じて刑事告発の対象とするなど厳正に対処する。
(委任)
第45条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第4号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。